Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính?

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách nhanh chóng tạo danh sách thả xuống trong trang tính của Google bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu.

Danh sách thả xuống có thể được sử dụng trong mục nhập dữ liệu mà bạn chỉ muốn người dùng chọn từ các tùy chọn được xác định trước. Điều này cũng đảm bảo rằng không có lỗi (chẳng hạn như các từ sai chính tả).

Bạn cũng có thể sử dụng danh sách thả xuống trong Bảng tính Google để tạo biểu đồ tương tác, danh sách việc cần làm và trang tổng quan.

Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách thả xuống với danh sách việc cần làm trong đó người dùng có thể chọn từ các tùy chọn như nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ đang tiến hành, chưa bắt đầu.

Một cách sử dụng (nâng cao) khác của danh sách thả xuống có thể là trích xuất dữ liệu cho mục đã chọn. Ví dụ: giả sử bạn có một danh sách các sinh viên và điểm của họ trong năm môn học.

Bạn có thể sử dụng menu thả xuống để chọn tên của học sinh và sử dụng công thức để tự động trích xuất chi tiết điểm của học sinh đó.

Bạn cũng sẽ học cách sao chép danh sách thả xuống từ một ô và dán nó vào các ô khác. Bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ tất cả các menu thả xuống cùng một lúc khỏi tất cả các ô.

Google Trang tính có một số tính năng hữu ích giúp bạn hiệu quả hơn khi nhập dữ liệu.

Danh sách thả xuống là một trong những tính năng như vậy, cho phép bạn nhanh chóng chọn từ danh sách đã điền trước. Bằng cách này, bạn không phải nhập văn bản theo cách thủ công mà chỉ cần chọn nó từ danh sách thả xuống (như hình dưới đây).

Cho dù bạn đang lập ngân sách cho chi phí hàng tháng của mình hay tính điểm của mọi học sinh trong lớp, danh sách thả xuống có thể là một cách hữu ích và nhanh chóng để thực hiện điều đó.

Ưu điểm của việc tạo danh sách thả xuống là nó khá đơn giản và cho kết quả ngay lập tức.

Nó cũng đảm bảo rằng mục nhập dữ liệu của bạn không có lỗi vì bạn cho phép người dùng chọn từ danh sách thả xuống thay vì nhập dữ liệu theo cách thủ công (có thể dẫn đến từ sai chính tả hoặc định dạng không chính xác).

Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo và sử dụng danh sách thả xuống trong Google Trang tính.

Tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng một loạt các ô

Bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính bằng cách sử dụng tập dữ liệu đã có trong một loạt ô.

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như được hiển thị bên dưới và bạn muốn tạo một danh sách thả xuống trong ô C2 (bạn cũng có thể tạo các danh sách thả xuống này trong nhiều ô cùng một lúc).

Dưới đây là các bước để tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính:

  1. Chọn ô (hoặc phạm vi ô) mà bạn muốn danh sách thả xuống
  2. Nhấp vào tùy chọn Dữ liệu trong menu
  3. Nhấp vào tùy chọn Xác thực dữ liệu
  4. Trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu, hãy đảm bảo rằng ô / phạm vi bên phải được chọn. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi ô / phạm vi trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu
  5. Trong tùy chọn Tiêu chí, hãy chọn tùy chọn Danh sách từ một phạm vi
  6. Trong trường bên cạnh, hãy nhập địa chỉ ô / dải ô mà bạn muốn menu thả xuống. Cách tốt nhất là nhấp vào biểu tượng Chọn phạm vi dữ liệu và sau đó chọn ô / phạm vi theo cách thủ công từ trang tính
  7. Đảm bảo rằng tùy chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô được chọn. Nếu điều này không được chọn, bạn sẽ không thấy biểu tượng thả xuống trong ô / phạm vi nơi chúng đã được thêm vào
  8. Nhấp vào Lưu

Bây giờ bạn có danh sách thả xuống trong các ô đã chọn. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng thả xuống (mũi tên nhỏ hướng xuống) và nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tùy chọn mà bạn có thể chọn. Và ngay sau khi bạn thực hiện lựa chọn, giá trị đó sẽ được thêm vào ô.

Tạo danh sách thả xuống bằng cách chỉ định các mục theo cách thủ công

Trong trường hợp bạn không muốn có danh sách các mục trong một phạm vi trong trang tính và thay vào đó chỉ định các mục này theo cách thủ công, bạn cũng có thể thực hiện việc này.

Đây có thể là trường hợp bạn muốn có các tùy chọn như Có / Không hoặc Tốt / Tốt / Xấu dưới dạng các mục trong trình đơn thả xuống. Thay vì có những thứ này ở đâu đó trong trang tính, bạn có thể dễ dàng chỉ định những thứ này trong khi tạo danh sách thả xuống.

Làm cách nào để thêm một danh sách thả xuống trong trang tính của Google?

Dưới đây là các bước để tạo danh sách thả xuống bằng cách chỉ định thủ công các tùy chọn:

  1. Chọn ô (hoặc phạm vi ô) mà bạn muốn danh sách thả xuống
  2. Nhấp vào tùy chọn Dữ liệu trong menu
  3. Nhấp vào tùy chọn Xác thực Dữ liệu
  4. Trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu, hãy đảm bảo rằng ô / phạm vi bên phải được chọn. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi ô / phạm vi trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu
  5. Trong tùy chọn Tiêu chí, hãy chọn tùy chọn Danh sách các mục
  6. Trong trường bên cạnh, hãy nhập thủ công các mục (được phân tách bằng dấu phẩy) mà bạn muốn menu thả xuống hiển thị. Trong ví dụ này, vì tôi muốn hiển thị Có / Không, tôi sẽ nhập Có / Không
  7. Đảm bảo rằng tùy chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô được chọn. Nếu điều này không được chọn, bạn sẽ không thấy biểu tượng thả xuống trong ô / phạm vi nơi chúng đã được thêm vào
  8. Nhấp vào Lưu

Bây giờ khi bạn nhấp vào biểu tượng thả xuống trong ô, nó sẽ hiển thị các tùy chọn Có và Không trong trình đơn thả xuống.

Sao chép danh sách thả xuống

Bạn có thể dễ dàng sao chép và dán danh sách thả xuống từ ô này sang ô khác.

Tất cả những gì bạn phải làm là chọn ô mà bạn đã có menu thả xuống, sao chép ô (Control + C) và sau đó dán nó vào các ô / phạm vi nơi bạn muốn.

Ngay sau khi bạn làm điều này, menu thả xuống trong ô cũng sẽ có sẵn trong các ô được sao chép.

Trong trường hợp bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống từ một ô chứ không phải định dạng (chẳng hạn như màu hoặc đường viền hoặc định dạng số), hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô mà bạn muốn sao chép danh sách thả xuống
  2. Sao chép ô (control + C)
  3. Nhấp chuột phải vào ô mà bạn muốn sao chép trình đơn thả xuống
  4. Di con trỏ qua tùy chọn Dán Đặc biệt
  5. Nhấp vào tùy chọn Chỉ xác thực dữ liệu dán

Cách thay đổi hoặc xóa danh sách thả xuống

Trong trường hợp bạn có danh sách thả xuống (hoặc quy tắc xác thực dữ liệu) trong một ô và bạn muốn xóa hoặc chỉnh sửa nó, bạn có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng.

Dưới đây là các bước để xóa danh sách thả xuống khỏi một ô hoặc nhiều ô:

  1. Chọn các ô mà bạn muốn xóa danh sách thả xuống
  2. Nhấp vào tùy chọn Dữ liệu từ menu
  3. Nhấp vào Xác thực dữ liệu. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Xác thực Dữ liệu
  4. Trong hộp thoại Xác thực Dữ liệu, hãy đảm bảo rằng đã chọn đúng ô. Nếu muốn, bạn cũng có thể thay đổi các ô trong hộp thoại
  5. Nhấp vào tùy chọn Xóa xác thực
  6. Nhấp vào Lưu

Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa menu thả xuống và thay đổi nó (chẳng hạn như thêm nhiều mục hơn vào nó hoặc làm cho nó tham chiếu đến một số phạm vi khác làm nguồn), bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách sử dụng các bước tương tự. Chỉ cần thực hiện các thay đổi và nhấp vào nút Lưu.

Câu hỏi thường gặp về Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính

Làm cách nào để tô màu danh sách thả xuống trong Google Trang tính?

Mã hóa màu sắc cho danh sách thả xuống của bạn là một ý tưởng tuyệt vời, đặc biệt nếu bạn muốn xác định các lựa chọn của người dùng dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để mã màu cho danh sách thả xuống của mình. Ví dụ: nếu danh sách thả xuống của bạn có tùy chọn Có hoặc Không, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để hiển thị tất cả các lựa chọn Có ở màu xanh lục và các lựa chọn Không có màu đỏ.

Dưới đây là các bước bạn có thể làm theo để đạt được điều này:

  1. Chọn (các) danh sách thả xuống của bạn
  2. Từ menu Định dạng, hãy chọn Định dạng có Điều kiện
  3. Từ thanh bên Định dạng có Điều kiện xuất hiện, hãy đặt các quy tắc định dạng của bạn

Trong trường hợp của chúng tôi, bạn có thể có hai quy tắc định dạng. Đối với quy tắc đầu tiên, hãy chọn Văn bản chính xác từ menu thả xuống bên dưới Định dạng ô nếu và nhập Có. Chọn một màu tô, chẳng hạn như màu đỏ, từ các tùy chọn Kiểu định dạng. Nhấp vào Thêm quy tắc khác và lặp lại để chỉ định định dạng màu xanh lá cây khi văn bản chính xác là Không.

Lưu ý: Nếu bạn có tùy chọn giá trị số trong menu thả xuống, bạn có thể mã màu cho giá trị đó bằng cách sử dụng tab Thang màu của thanh bên Định dạng có điều kiện.

Bạn cũng có thể thích các hướng dẫn sau về Google Trang tính:

  1. Cách thực hiện nhiều lựa chọn trong danh sách thả xuống trong Google Trang tính
  2. Cách Chèn CheckBox (Hộp đánh dấu) vào Google Trang tính
  3. Cách Chèn ĐIỂM ĐẦY ĐỦ trong Google Trang tính
  4. Cách Chèn Biểu tượng Bằng cấp () trong Google Trang tính
  5. Cách Chèn Hình ảnh vào Ô trong Google Trang tính

Viết một bình luận