Cách khóa ô trong Google Trang tính (hoặc Khóa hàng / cột)

Một trong những điều tốt nhất về Google Trang tính là cho phép bạn cộng tác với những người khác một cách dễ dàng.

Khi chia sẻ công việc của mình với người khác, bạn cũng có thể muốn khóa một số ô trong Google Trang tính (hoặc có thể khóa các hàng / cột cụ thể hoặc khóa toàn bộ trang tính). Bạn có thể chỉ muốn chia sẻ một trang tính với đồng nghiệp của mình, điều này cũng có thể thực hiện được.

Google Trang tính cho phép bạn dễ dàng khóa các ô để bạn có thể ngăn người khác thực hiện các thay đổi đối với các ô cụ thể này.

Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều người nhập dữ liệu hoặc thay đổi công thức trên cùng một trang tính. Có khả năng cao ai đó có thể vô tình chỉnh sửa để xóa một số nội dung ô.

Để ngăn điều này, cách tốt nhất là khóa các ô chỉ cấp quyền truy cập vào các ô đó cho cộng tác viên khi bạn cần họ thực hiện các thay đổi.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách khóa các ô trong Google Trang tính. Đây có thể là một số ô cụ thể mà bạn muốn khóa hoặc có thể là các ô trong toàn bộ hàng / cột hoặc thậm chí toàn bộ trang tính.

Vậy hãy bắt đầu!

Khóa các ô cụ thể trong Google Trang tính

Trong trường hợp tài liệu Google Trang tính của bạn có một số ô không thể thay đổi, bạn có thể khóa các ô này để không ai được phép thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó.

Ví dụ: giả sử tôi có dữ liệu như được hiển thị bên dưới và tôi không muốn bất kỳ ai làm xáo trộn giá trị trong ô E2. Vì vậy, tôi có thể khóa phòng giam.

Dưới đây là các bước để khóa một ô trong Google Trang tính (để không ai có thể thay đổi ô đó ngoại trừ bạn):

  1. Nhấp chuột phải vào ô bạn muốn khóa
  2. Nhấp vào tùy chọn Bảo vệ phạm vi
  3. Trong ngăn Trang tính và phạm vi được bảo vệ mở ra ở bên phải, hãy nhấp vào Thêm trang tính hoặc phạm vi
  4. [Tùy chọn] Nhập mô tả cho ô bạn đang khóa
  5. Trong tùy chọn Phạm vi, bạn sẽ thấy tham chiếu ô đã chọn. Bạn có thể thay đổi điều này tại đây nếu bạn muốn khóa bất kỳ ô nào khác
  6. Nhấp vào nút Đặt quyền
  7. Trong quyền chỉnh sửa phạm vi, hãy đảm bảo Chỉ bạn được chọn trong tùy chọn Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này
  8. Bấm vào Xong

Các bước trên sẽ khóa ô (E2) để chỉ bạn có thể thay đổi nó.

Trong trường hợp bất kỳ ai khác ngoài bạn cố gắng thay đổi ô, họ sẽ nhận được một hộp thoại như hình dưới đây:

 

Trong khi trong ví dụ này, tôi chỉ khóa một ô duy nhất, bạn có thể sử dụng các bước tương tự để khóa một dải ô hoặc thậm chí toàn bộ hàng và cột. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn phạm vi mà bạn muốn khóa và sau đó làm theo tất cả các bước từ Bước 2 trở đi.

Lưu ý: Bạn không thể khóa một loạt các ô không liền nhau trong một lần, nhưng bạn có thể thực hiện điều đó từng ô một. Chỉ cần chọn một dải ô, khóa nó và sau đó thực hiện tương tự cho dải ô khác.

Khóa các ô và cấp quyền chỉnh sửa cho những người được chọn

Bây giờ, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn khóa một ô theo cách mà một số người được chọn không phải bạn cũng có thể chỉnh sửa các ô đã bị khóa.

Trong thế giới tuyệt vời của Google Trang tính, điều này có thể được thực hiện dễ dàng.

Giả sử, bạn muốn khóa ô E2, nhưng lần này, bạn cũng muốn cho đồng nghiệp của mình khả năng chỉnh sửa nó nếu cần.

Dưới đây là các bước để khóa một ô (hoặc dải ô) và cấp quyền chỉnh sửa cho ai đó (có thể là nhiều người):

  1. Nhấp chuột phải vào ô bạn muốn khóa
  2. Nhấp vào tùy chọn Bảo vệ phạm vi
  3. Trong ngăn Trang tính và phạm vi được bảo vệ mở ra ở bên phải, hãy nhấp vào Thêm trang tính hoặc phạm vi
  4. [Tùy chọn] Nhập mô tả cho ô bạn đang khóa
  5. Trong tùy chọn Phạm vi, bạn sẽ thấy tham chiếu ô đã chọn. Bạn có thể thay đổi điều này tại đây nếu bạn muốn khóa bất kỳ ô nào khác
  6. Nhấp vào nút Đặt quyền
  7. Trong quyền chỉnh sửa phạm vi, trong mục Hạn chế ai có thể chỉnh sửa tùy chọn phạm vi này, hãy chọn Tùy chỉnh
  8. Trong tùy chọn Thêm người chỉnh sửa:, hãy nhập email của những người bạn muốn cho phép chỉnh sửa ô / phạm vi / trang tính bị khóa
  9. Bấm vào Xong

Các bước trên sẽ khóa ô đã chọn cho tất cả mọi người, ngoại trừ những người có email bạn đã nhập ở Bước 8

Lưu ý rằng bạn có thể thêm nhiều người hơn vào danh sách này nếu bạn muốn cấp quyền chỉnh sửa cho nhiều người sau này. Và trong trường hợp bạn muốn thu hồi quyền của người đã có quyền đó, bạn cũng có thể làm điều đó.

Tôi thấy khả năng này cho phép truy cập có chọn lọc vào các ô / phạm vi trong khi khóa tất cả các ô khác thực sự hữu ích. Hãy tưởng tượng bạn làm việc với 10 người cần nhập dữ liệu vào cùng một tài liệu Google Trang tính. Bạn có thể đặt quyền theo cách mà mỗi người chỉ có quyền truy cập có thể chỉnh sửa vào những ô mà họ phải điền. Bằng cách này, họ không thể làm xáo trộn dữ liệu của những người khác (cố ý hoặc vô tình)

Bảo vệ toàn bộ trang tính trong Google Trang tính

Giống như bạn có thể bảo vệ một ô hoặc nhiều ô, bạn cũng có thể bảo vệ toàn bộ trang tính.

Và một lần nữa, giống như ô và phạm vi, bạn cũng có thể chọn khóa hoàn toàn cho mọi người hoặc cấp quyền truy cập cho một số người có thể chỉnh sửa.

Ngoài ra, khi bảo vệ một trang tính, bạn có thể chọn giữ cho một số trang tính luôn mở khóa.

Dưới đây là các bước để bảo vệ toàn bộ trang tính trong Google Trang tính:

  1. Bấm chuột phải vào tab trang tính mà bạn muốn bảo vệ
  2. Nhấp vào Bảo vệ trang tính
  3. [Tùy chọn] Trong ngăn Trang tính được bảo vệ và phạm vi mở ra, hãy nhập mô tả cho trang tính bạn đang bảo vệ
  4. Trong tùy chọn Trang tính, bạn sẽ thấy tên trang tính đã chọn. Bạn có thể thay đổi tên trang tính tại đây trong trường hợp bạn muốn bảo vệ một số trang tính khác
  5. Nhấp vào nút Đặt quyền
  6. Trong quyền chỉnh sửa phạm vi, hãy đảm bảo Chỉ bạn được chọn trong tùy chọn Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này
  7. Bấm vào Xong

Các bước trên sẽ bảo vệ trang tính để không ai khác ngoài bạn có thể chỉnh sửa nó.

Có một số điều bổ sung bạn có thể làm khi khóa một trang tính trong Google Trang tính:

  1. Bạn có thể cấp quyền truy cập cho một số người có thể chỉnh sửa nó. Để thực hiện việc này, hãy chọn Tùy chỉnh ở Bước 6 và sau đó chỉ định email của những người sẽ có quyền truy cập vào trang tính và có thể chỉnh sửa nó
  2. Bạn có thể chọn giữ cho một số ô được mở khóa, trong khi toàn bộ trang tính được bảo vệ. Để thực hiện việc này, Trong ngăn Trang tính và phạm vi được bảo vệ, hãy bấm vào tùy chọn Ngoại trừ các ô nhất định và sau đó chỉ định ô nào bạn muốn tiếp tục mở khóa

Hiển thị cảnh báo nhưng cho phép chỉnh sửa các ô bị khóa

Một tùy chọn khác mà Google Trang tính cung cấp cho bạn khi khóa các ô là không khóa hoàn toàn các ô này, nhưng hiển thị thông báo cảnh báo khi ai đó (người có quyền chỉnh sửa trang tính).

Điều này sẽ không hạn chế người chỉnh sửa ô mà bạn đã khóa, nhưng họ sẽ thấy cảnh báo (như hình bên dưới) khi họ thay đổi nội dung ô.

Điều này có thể hữu ích vì nó sẽ nhắc nhở người dùng rằng các ô này phải được xử lý cẩn thận và cuối cùng họ sẽ không thay đổi nội dung ô hoặc xóa nó do nhầm lẫn.

Cách mở khóa ô đã khóa

Trong trường hợp bạn đã khóa các ô trong trang tính và bạn muốn mở khóa các ô này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Nhấp vào tùy chọn Dữ liệu trong menu
  2. Nhấp vào Bảo vệ trang tính và phạm vi. Thao tác này sẽ mở ngăn Bảo vệ trang tính và phạm vi ở bên phải, ngăn này sẽ liệt kê tất cả các ô / phạm vi mà bạn đã khóa
  3. Nhấp vào tùy chọn ô / phạm vi / trang tính mà bạn muốn mở khóa cho mọi người
  4. Nhấp vào biểu tượng Xóa bên cạnh hộp Nhập mô tả

Vì vậy, đây là những cách bạn có thể khóa các ô trong Google Trang tính, khóa toàn bộ hàng hoặc cột và bảo vệ trang tính. Bạn cũng có thể chọn cấp cho những người cụ thể quyền truy cập có thể chỉnh sửa vào ô đã khóa, điều này rất tuyệt khi cộng tác với nhiều người trên cùng một tài liệu Google Trang tính.

Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn về Google Trang tính này hữu ích!

Các hướng dẫn khác về Google Trang tính mà bạn có thể thích:

  • Cách cố định hàng trong Google Trang tính
  • Cách nhóm các hàng và cột trong Google Trang tính
  • Cách hợp nhất các ô trong Google Trang tính
  • Cách kết hợp các ô trong Google Trang tính (sử dụng các Công thức đơn giản)

Viết một bình luận